kintoneデータ外部共有サービス|| Chobiit for kintone
kintoneデータ外部共有サービス
内部通報システムとしてのご利用事例
大手製造業（従業員3万名以上)の会社様で法令違反や規程違反などの内部通報システムとしてChobiitを採用していただいております。
今回、導入の決め手やご利用の流れなどを詳しくお伺いすることができました。
元々導入していたシステムが古くなってしまっていた
Q.今まではどのような形で運用されていたのでしょうか？
2006年に公益通報者保護法が施行されたことから、内部通報体制を整備し、グループ内で開発したシステムを運用していました。
対応フローとしては下記のような流れになります。
ですが15年程前に作ったものなのでプログラム言語も古く文字化けがあったり、匿名での通報の場合通報者とのやりとりができない仕組みでした。
その為、匿名で通報ができさらに通報者とチャットのようなやりとりができるようにしてほしい。という要望があがっていました。
また、システムにアクセスするには社内のイントラネットを経由する為社用PCを持っていない方は通報ができないといった問題もありました。
コロナ禍をきっかけに出社場所にとらわれず仕事をするようになったこともあり、私用スマホ・PCからの通報への対応や
2022年の法令改正によって、退職者からの通報にも対応する必要がでてきたので社外からもアクセスが可能な仕組みに変えようと動き出しました。
匿名での通報・通報者とコミュニケーションをとる為の機能がそろっていた
Q.新システムとしてkintone×Chobiitを採用いただいた決め手などはありますか？
1からシステムを作るのではなくクラウドサービスとの組み合わせで考えていたのですが
システムを構築した後でも、ちょっとした変更を自分たちで簡単に行えることがkintoneの良いポイントだと思います。
kintone内とkintoneライセンスを持たないユーザーとの情報共有を行うサービスはいくつかありますが今回必要な要件として挙げていた下記を満たしていたのがChobiitでした。
・匿名で通報ができる
・通報者とシステム上で双方向のやりとりができる
また、設計から運用開始までにあまり時間がなくアジャイルで開発をすすめることができ、
同じような不特定多数のユーザーからの申請システムの構築事例があるノベルワークスにお願いすることとしました。
通報・通報履歴の確認・担当者とのやりとりがシステム上で行えるようになります。
利用した主なChobiitの機能
ユーザー認証作成機能/自分のレコードだけ表示/自動返信メール機能/レコード保存後のページ表示設定/コメント機能
通報者のログイン画面
ログイン後の画面
通報内容の記載画面
情報の共有・管理が簡単に
Q.新システムを導入してどのような変化がありましたか？
一番変化があったのは通報内容の共有の部分です。
通報内容をシステム上で確認する際に、ページが表示されるまで1分程度かかっていましたがすぐに表示されるようになりました。
メールに通報内容のスクリーンショットをファイル添付して、パスワードをかけて共有していたものもkintoneのレコード詳細URLを送るようになったので共有の手間・情報漏洩の心配も少なくなりました。
通報後の対応履歴も今まではExcelで作成し、フォルダに保存して共有していましたが導入後は対応履歴を記録する用のkintoneアプリ内で管理をしているので全ての情報がkintoneに集約されるようになったのも確認する側からすると嬉しいポイントです。
通報があった際の対応のフロー自体は変わりませんが、それぞれの業務にかかる手間や時間が短くなった印象です。
新システムの導入後、匿名の通報者とチャットでやり取りを実施する例もあり、通報者としても通報手段が広がったことで
メリットを感じているかもしれません。
また、資料添付も可能となったことから、通報内容をテキストだけでなく関連資料を用いて説明できることも通報の際の利点となっていると思います。
Q.従量課金という料金体系は導入時にハードルになりませんでしたか？
このようなシステムの場合、どのくらい実際に通報があるのか見積ることもできないですし必要な経費なので
古いシステムを使い続けるコストを考えると使った分だけ料金がかかる。ということに特に違和感はなかったです。
Chobiitのご利用料金は”使った分だけ”の従量課金制です。
Chobiit上での操作に対して料金が発生します。（詳しくはこちら）
今回の場合、通報・通報履歴の確認が該当します。※kintone上での通報履歴の確認など、その他操作は課金の対象にはなりません。
Q.kintone×Chobiitという組み合わせで他に活用できそうな業務はありますか？
各部署から日々の報告をしてもらうシステムも老朽化しているのでkintone×Chobiitで実現できないかなと考えています。
社員の方全員にkintoneライセンスを付与することが中々難しい場合も多いのでそういったニーズにマッチします。
仕組みとしては今回の内部通報と同じような形で実現できそうです。
内部通報のシステムはChobiitの”ログイン認証機能”を利用し匿名のユーザーが自身でアカウントを発行し通報する仕組みとしてご活用いただきました。
開発期間：約3週間
kintoneとChobiitを組み合わせると従来のシステム開発よりも短期間でのリリースが可能です。
今後も様々な形で業務の効率化・オンライン化を支援していくことができれば幸いです。