里親支援業務でのkintone活用方法~各種管理・報告作業が効率UP~

お客様名特定非営利活動法人キーアセット
事業内容保健・医療・福祉
導入した業務進捗記録・里親管理・各種管理
URLhttp://kiiasetto.or.jp/

課題と導入の経緯を教えてください

私どもは里親支援というあまり業界としても大きくなく、狭い業界・狭い事業をやっています。
里親希望者、なられた方、子どもたちや行政機関の情報など非常にセンシティブな情報を扱っていて、問い合わせも膨大なのですが
そもそも里親の支援を民間でやるというのが日本で浸透していなかったので海外のデータベースシステムを使わざるを得ませんでした。
でもなにしろ使いづらい。日本の状況とか日本の制度にあっていないんです。
とはいえ1からシステムを作るとかなりお金がかかりますし、まだまだ発展途上な業界なので制度などが変わるたびにシステムも都度都度リフォームが必要になります。
その度に毎回高額な開発費がかかるというのはとても耐えられません。
そういった中で、kintoneというシステムを教えてもらいました。
ですが職員に詳しいものがいないし、開発に割く時間もなかったのでシステム開発を手伝ってくれる業者さんを探していました。
そこで何社かご紹介いただいた中で一番コミュニケーションがとりやすくこちらの伝えたいことを理解して対応して下さるノベルワークスにお願いすることになりました。

導入して業務はどのように変わりましたか?

 

kintoneでこのようなアプリを作成しました


里親登録を希望される方を管理するアプリと、里親として認定された方を管理するアプリを2つに分けることで情報が整理されます。
里親として本登録された方については、アクション機能で里親リストアプリにレコードをコピーすることにより過去の研修時代の記録にもすぐにアクセスできるようになっています。

また、児童が現在どの里親家庭に委託されているかや、里親家庭に過去に委託された児童などを里親または児童アプリの詳細画面から確認することができます。
(委託に関しての詳細内容にもワンクリックでアクセスが可能)

こういった構成にすることにより、入力の手間の短縮や、見たい情報を素早く確認することができ業務効率化に繋がります。

kintoneを使った感想

以前使っていたシステムが非常に使いづらくて、家庭訪問の報告書など書きたくなくなるくらいストレスだったのがなくなりました。
スマホからも確認できるので移動の間に色々な方の報告書を拝見したり、撮ってきた写真もすぐにアップすることができるようになったので業務がすごくスムーズになりました。
画面も見やすいし、検索もすごくしやすくて他のスタッフの方からも好評です。

また今回基本データをkintoneに移すことができたので電話できた問い合わせに対してもすぐ調べてその場で回答ができるようになりました。

気に入っている機能などありますか?

コメント機能が特に若いスタッフからとても好評です。
登録したレコードと紐づけて担当者とのコミュニケーションがすぐにとれるのでよく使っています。
以前のシステムにはこのような機能がなかったのでとても気に入っている機能です。

ノベルワークスに依頼した率直な感想を教えてください

私どもは正直こういったシステム開発の工数の根拠や価格が適正なのかどうかも判断がつかないのですが、
言われた通りに開発するのではなく柔軟に(システムの構築の仕方など)もっと効果的な方法や前向きに上手く時間を使う提案をして頂けたのが嬉しかったです。
気持ちよく仕事をすることができました。

他の同じような活動をされている方におすすめできますか?

全国に100箇所くらい同じような事業をやっているところがあってどこもみなさん情報管理ってすごく課題になっていると思います。
里親、乳児院などの児童養護施設は独自のデータ管理システムをもってるけどあんまり使いやすいものではないかもしれません。
kintoneだと比較的安価で導入できるんじゃないかなと思うので他の事業者さんにもおすすめです。
今回カスタマイズしてもらったアプリなどをテンプレートとして使ってもらってもいいんじゃないでしょうか。
制度などが変わってもある程度自分たちで変更することもできますし良いと思います。

お気軽にお問い合わせください。


ホームページ制作、システム開発など、お客様目線でベストなご提案をいたします。

無料相談・お問い合わせはこちら