顧客・案件・行動管理をkintoneで実現!!みんなが使いやすいシステムの構築

ジャストコンサルティング様
お客様名株式会社ジャストコンサルティング
事業内容経営コンサルティング
導入した業務顧客管理・案件管理・行動管理
URLhttps://www.just-c.net

課題・導入の経緯

もともと営業管理システムとして、kintoneとは別のクラウドサービスを利用していたが、システム自体の使いづらさを感じていた。
入力項目が多く登録が億劫になっていたこと、また業務フローに変更があった際、登録内容の設定を少し変えるのも難しいため、仕方なくそのまま利用する、という日々だった。

そしてもうひとつ、大きなネックは「業務の見え辛さ」。
誰が何の担当を行っていたのか、また次のアクションは何をするべきなのかをシステム上で把握することが難しく、顧客フォローが円滑に行えないという課題があった。
また、どの案件に対してどれくらいの工数をかけているのかも見えづらく、せっかく登録した情報を活かせない状況だった。

管理する仕組みはあったが、社内のみんなが見る、共有するという文化が根付いてはいなかった。

導入効果

kintoneでは、以下アプリで構成。大きくは「顧客管理」「案件管理」「行動管理」の3アプリと非常にシンプルな構成である。
アプリ構成図
担当者は案件が発生すると、顧客管理から案件を登録する。
登録はアクション機能を利用し、必要最低限の情報を入力し登録を行う。
案件の種類によってフィールドの表示非表示を行う機能をカスタマイズにて実装しているが、今後フィールド内容の変更にも担当者がマウス操作で設定が変更できるよう、kintoneプラグインという形で実装した。
他にも、案件が「失注」となった場合、失注理由を必須入力に変更する。という機能もkintoneプラグインで実装している。
この”選択肢によって指定されたフィールドを必須入力に変更する”機能は、プラグイン形式のため、他のアプリでもこの機能を利用することが可能だ。

案件管理と行動管理

担当者は案件に関する作業を行うと、案件管理アプリからアクションで「行動管理」にレコードを登録する。
行動管理アプリに登録された時間から、案件管理アプリで各案件にかけた工数を計算し、受注金額からの利益率を自動算出する。これらを1アプリ内で管理することにより、案件の工数や利益率が社内で見えるようになり、日々の業務を管理しながら、顧客に対しての分析や、業務の見える化、業務効率化にも繋げることができるようになった。
また、リマインド機能を使った自動通知設定も簡単に設定できることから、必要となる通知を適時追加することで、お客様へのフォローも万全になり顧客エクスペリエンスの向上にも役立っている。

日々の業務の中でもkintone導入のメリットは大きい。

画面がシンプルで操作性が非常に良い

入力項目もボタンも必要最低限なので、迷わずストレスなく登録を行うことができるので、登録が億劫でつい後回しに、ということが減った。またスマホアプリからの登録も非常に簡単なので、外出先や移動中でも登録が可能だ。

kintoneの一覧画面から編集できる機能はめっちゃお気に入り

以前のシステムでは、一覧から詳細画面をひらいて編集して登録する、という手順が面倒だったが、kintoneでは一覧から直接編集もできるので、作業が非常に楽になった。

このようにシンプルな操作性のおかげで、導入の際にも社内の反発もなく、スムーズに運用を開始できたというのは、システム乗り換えにおいて、大きなポイントだった。

プラスの効果

業務の見える化、情報の共有が当初の目的だったが、プラスの効果も現れはじめた。

外出しているスタッフともコミュニケーションが円滑になった

コメントの書き込みの手軽さ、またスマートフォンからでも確認できることから、案件に対してコメントで質問すると、外出しているスタッフからもすぐに返信がくるようになり、コミュニケーションが円滑になった。

現場目線で改善

kintoneはマウス操作で簡単に業務アプリを作れることから、困ったことがあれば、すぐにアプリを作って業務改善することができるようになった。
今までのシステムでは、設定自体が非常に複雑で、マニュアルも分かりづらかったため、改善案があっても、すぐに自分たちで作ることができなかった。
その点kintoneは導入事例やマニュアル、カスタマイズ例も豊富で分かりやすく、すぐに実用化できるアプリを作成できるので非常に便利だ。
困ったことがあれば、まずはkintoneで解決出来ないかな?と考えるようになり、社内ではペーパーレスが進み、属人管理が減った。

社内から改善案がどんどん出る文化を作るきっかけに

現在はkintoneのスペースで、「ご意見箱」を設置し、社内から要望を集め、どんどん使い勝手の良いアプリに改修していってる。
スペース内でのコミュニケーションも活発になり、業務改善だけでなく、社内の文化を作るきっかけになった。

今後の目標

kintone導入で、情報を共有する、改善案をどんどん出せる文化ができつつあるが、今後はコミュニケーションツールとして、みんなのコミュニケーション量を見える化、社内の繋がりを可視化する仕組みづくりも含めさらに活用していきたい。

ノベルワークスに対した感想

ジャストコンサルティング様

今回メインでやり取りさせていただいたご担当者様。
ありがとうございました!

打合せしながらその場でアプリ構築

対面で話しながら、その場でアプリを構築していったので、実際の運用がイメージできて分かりやすかった。これなら運用できそう、という判断ができ、実際に導入から運用までスムーズに進んだ。

営業というよりコンサルティング

押しつけがましい営業ではなく、様々な要望や改善について解決策を提案し、システムに反映していただけた。

ハートを感じた!

様々な課題や要望にも親身になって対応していただき、満足のいくシステム導入が行えた。

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