【便利ツール】自由にカスタマイズができる、グループのプロジェクトを作ろうーーAirtable

皆さんは普段スケジュールやプラン計画を管理する時、どんな形で管理してますか？
今回はカスタマイズ度高めの”Airtable”というサイトを紹介していきます！(‘ω’)ノ

Airtableは何だろう？

Airtableとは2012年から生まれたクラウドコラボレーションのサービスの一つで、ExcelやAccessみたいに計算が行えます。
違うところは”チェックボックス☑”や”ドロップダウンリスト▼”等々を項目にいれられて、クリックするだけでテンプレートを作成できます！
登録・利用は無料ですので、気軽に試せるのも良い所です！（一部機能は有料プランでしか利用できないものもあります）

どんな時に使えますか？

例えば：

・スケジュールの管理
・プロジェクトの進行状況管理
・問い合わせフォームの内容集計
・カタログの作成
・書類内容／案件のまとめ＆共有
・イベントの計画
・生活出来事の記録…etc.

ビジネスから学校行事、趣味、個人の出来事すべて対応して、まとめて状況を把握できます。

実際に使ってみましょう！

登録した後は選択によってワークスペースはすでにいくつかテンプレートがあります。（アプリで登録した場合）
後々用途に応じてテンプレートを追加することもちろんできます！

テンプレートを追加

＋マークのAdd a baseをクリックしたら、3つの選択肢が出てきます。

●サンプルテンプレート（Start with a template）

既に用意されたテンプレートから選択。
内容修正しながら作れますので、かなり簡単になると思います！

●CSVファイル(Inport a spreadsheet)

Excelで作成したテンプレートを.csvに保存し、またAirtableでさらに作り上げることができます。

●1から作る(Start form scratch)

中身全部0の状態から作り上げます。

今回は1から作る”Start from scratch”を選択して、スケジュール管理表を作ってみましょう！

”Start from scratch”を押したらアイコンとタイトルの設定画面が出てきます。
タイトルとアイコンの設定を入力してから、スケジュール管理のアイコンをクリックしてみましょう。
（※ライトベース色は有料です）

基本の画面設定

先ほど追加したテンプレートを開くと、まずは一覧の画面が表示されます。

よく使う機能を紹介しながら作っていきます！

フィールドタイプ

項目タイトルの右側に▼をクリックするか右クリックすると項目の設定リストが出てきます。
一つ目のCustomize field typeを選択して、このフィールドタイプを設定します。

クリックして編集に入ると、タイトルとタイプの変更ができます。

タイトル下の青い部分をクリックすると、フィールドタイプを変更することが出来ます。
今回はタイトル(Headline)変更と一つ目の文字列‐1行(Single line text)を選んでSaveしましょう。
メインフィールドのタイプは以下の項目が仕様することが出来ます。

・文字列‐1行(Single line text)
・文字列‐複数(Long text)
・日付(Date)
・番号(Number)
・連番(Autonumber)
・URL
・通貨(Currency)
・公式(Formula)
・バーコード(Barcode)

フィールド一番右手側に＋マークをクリックして、フィールドを追加していきます。
今回はスケジュールに必要な以下のフィールドを追加します。
[優先度(Single select)] [日付(Date)] [進捗状況(Single select)] [担当ユーザー(Collaborator)]

※Single select（単独選択肢）にはcolored optionsで色付きか無色を選択できます。
Date（日付）には表示の仕方や時間(12時間／24時間)までも設定できます。
Collaborator（ユーザー）には基本的フィールドに1つのユーザーを選択できますし、Allow adding multiple collaboratorsでフィールドに複数のユーザーも選択できるようになります。
Notify collaborators when they’re addedで選択されたユーザーに通知を送るようになります。

必要のないフィールドを削除したい時は、フィールドの右側▼か右クリックし、一番下の”Delet field”で削除できます。
フィールドの右クリックで設定できる項目は下のようになります。

※補足
フィールド種類の和訳してみました。

レコードを追加

フィールドを追加したあと、一覧はこんな感じになります。

早速内容を追加していきますよ!(^^)!
普通にエクセル感覚でフィールドに内容を入れてみましょう。内容入れたらこんな感じになります！
もっとレコードを追加する場合はShifi-Enterで追加か＋マークでも追加できます。

グループで分ける

その作業は誰担当？進捗状況はどうかな？その作業の優先度で見たいなー。。との時に、グループはデータをより見やすくなるいい機能です。
Groupedをクリックして、優先で見たいフィールドを選びましょう。
Pick a field to group by▼をクリックしてフィールドが選べるようになります。
今回はユーザーフィールドでグループを作ってみました。またfromで順序が選べます。