ガル助
学校法人駒澤大学 様
2022年3月頃よりGaroonとGoogleカレンダーの連携にガル助をご利用いただいております。
今回、導入の経緯やご活用方法についてお伺いいたしました。
Q.(ノベルワークス）導入前の課題・導入の経緯などを教えてください
A.（駒澤大学様）
教員と職員の2者間の情報のやり取り（予定の共有など）が上手くできていないという課題がありました。
元々使っていたグループウェアにもスケジュール機能はあったのですが部署や係によってグループウェアのものを利用していたり、
Googleカレンダーを利用していたりで統一されておらずバラバラでした。特にGoogleカレンダーは上手く共有の設定がされていなく、人によっては閲覧できない場合もあり予定を一括で管理したり確認することが大変でした。
Googleカレンダーを利用している人も多く業務に浸透しているため、やめることも難しく、かと言ってカレンダーを2つ管理するのも大変です。
その為グループウェアを入れ替える事になった際の選定の条件として、（Googleカレンダーとグループウェアのスケジュールが）上手く連携ができることが大きなポイントでした。
そこでガル助を見つけて、これがあれば（GoogleとGaroonの）双方向でスケジュールが同期できるためGaroon（グループウェア）とガル助を同時に導入することを決めました。
Q.導入時の設定などで難しいところはありましたか？
A.
ページに記載されているマニュアル通りの手順で進めれば問題なくできました。
新しくユーザーを追加する時もチェックを入れるだけなのでITに詳しくない人でも大丈夫だと思います。
シンプルなので困ったりすることはなかったです。
利用者1人1人が認証の設定（ボタンを２つクリックして許可をする）をするところは少し説明が必要だったので
Garoonなどの案内も含めて説明会を開いてお願いをしたり、ポータル画面に手順を載せたりといった工夫をしました。
Q.導入後どのように変わりましたか？
A.
Google/Garoonのスケジュールどちらかを確認すれば良くなったことが大きいですし、安心感があります。
Googleのカレンダーを使いたい人もグループウェア（Garoon）のカレンダーを使いたい人もそれぞれが習慣を変えることなく、管理側が一括で確認できるようになりました。
例えば、会議などは各教員の授業がない時間に設定しないといけないのですが、今までは授業の予定を紙で管理をしていたので〇〇先生と〇〇先生どちらも授業がない時間はいつだろうといった形でパズルのように組んでいました。
現在は授業の予定をGaroonに入れることができたので、（授業外の予定も含めて）予定調整の機能を使って簡単に空き時間を確認できるようになりました。
そこが非常に良いと思っています。
Q.機能の惜しいところ、より使いやすくするためのご要望などはありますか？
A.
管理者の画面で今だれが連携できているか（認証の設定が完了しているか）わかるようにはなっていますが、検索機能がないのでいつもCSVで出力して確認しています。
なので画面上で簡単にわかるようになったら嬉しいです。
あとは連携しているカレンダーに登録されている予定は全て同期の対象になるんですが、プライベートの予定もいれている方もいてカレンダーを分けてくださいとお願いするのも難しいので、予定によって同期・非同期を選べるようになったらいいなと思います。
お話をお伺いさせていただきありがとうございました。
ガル助がどのように業務の中でお役に立つことができているのかや導入した後に利用を推進するための工夫・ご苦労もお聞きすることができました。
より便利にご利用いただく為に機能・ボタンなどの見た目をもっとユーザーの方にわかりやすいようにアップデートしていきますので引き続きよろしくお願いいたします。
